De sju vanligaste frågorna om inkasso inom logistik
Vi förklarar hur det fungerar och hur vi beräknar kostnaderna.
Ordern har levererats och fakturan har skickats. På kontot har det dock inte kommit in någon betalning.
Ett sätt att hantera försumliga betalare är att anlita en inkassotjänst. Detta är dock förknippat med många oklarheter.
I detta meddelande besvarar vi de sju vanligaste frågorna som många ställer sig innan de ger oss ett inkassouppdrag.
Att vända sig till en inkassotjänst är en bra hjälp när man vill lägga fordringshanteringen i kunniga händer.
Innehåll:
- Hur många påminnelser måste skrivas innan man kan anlita en inkassotjänst?
- Vilka uppgifter åtar sig en inkassotjänst?
- Hur ger man ett uppdrag till ett inkassoföretag?
- Hur fungerar en inkassoprocess?
- Vad får ett inkassoföretag inte göra?
- Hur mycket kostar det?
- Vem står för inkassoavgifterna?
Fordringar förefaller omedelbart till betalning, såvida inget annat har avtalats. Men ändå betalas inte alla fakturor. Orsakerna till detta är olika, men följderna för alla parter är otrevliga. Fakturan anses försenad 30 dagar efter förfallodatum. Som fordringsägare har du nu möjlighet att vidta vidare åtgärder och till exempel anlita ett inkassoföretag för att få dina pengar. Detta bör du veta:
1. Hur många påminnelser måste skrivas innan man kan anlita en inkassotjänst?
Enligt EU-direktiv behöver man inte skicka någon påminnelse efter att förfallotiden löpt ut. Uppdragsgivaren bedöms då omedelbart vara sen med betalningen och en inkassotjänst kan anlitas.
En påminnelse är inte nödvändig, men är säkert en bra väg för att upprätthålla affärsrelationen. Om det dock inte kommit någon reaktion eller betalning från gäldenären efter den andra påminnelsen kan man överväga professionell indrivning av skulden.
2. Vilka uppgifter åtar sig en inkassotjänst?
Inkassoföretaget kontrollerar förhållandena för båda parter och kan agera som en neutral medlare. De går igenom inlämnade belägg och kan ge besked om huruvida det handlar om en bindande fordran.
Dessutom hjälper ett professionellt inkassoföretag sina klienter att få sina pengar och sköter korrespondensen med gäldenären. På detta sätt ska sakförhållandena redas ut och/eller fordringarna betalas. Inkassoföretaget har även rätt att på fordringsägarens önskan komma överens om alternativa betalningsvillkor.
Inkassotjänsten får vara aktiv vid indrivning av pengar. Det innebär att inkassoföretaget kan uppmana gäldenären att betala fordringarna.
3. Hur ger man ett uppdrag till ett inkassoföretag?
Man har möjlighet att själv sköta sina fordringar. TIMOCOM har skrivit en artikel om detta som innehåller tre tips om fordringshantering. Hit hör även att själv kontakta kunden och påminna om betalningsskyldigheten. Det är dock bra att vända sig till någon annan som har erfarenhet eller, ännu bättre, är specialiserad på branschen. Speditörer och logistiker ska vara observanta på detta när man väljer vem man anlitar. Man ansöker bäst om inkasso skriftligen eller med hjälp av ett onlineformulär. För att inkassoföretaget ska kunna utföra sitt arbete måste man lämna in belägg för fordringarna. Alltså räkningar som inte betalats, fraktavtalet eller liknande. Om dessa dokument finns måste klienten även bekräfta att uppdraget ges till inkassoföretaget. På så sätt kan inkassoteamet börja arbete med den professionella fordringshanteringen.
4. Hur fungerar en inkassoprocess?
Efter att uppdraget bekräftats och alla viktiga underlag, som förklarar fallet, lämnats in till inkassoföretaget kontrollerar de fallet.
Man kontrollerar dessutom om underlagen är sakligt korrekta. Har betalningsdatum verkligen överskridits med 30 dagar? Har förseningen påtalats? Har en faktura inte betalats? Inkassotjänsten kontrollerar utifrån inlämnade dokument om fordran är obestridlig och korrekt.
Sedan tar inkassoföretaget kontakt med gäldenären. Denne får möjlighet att yttra sig om sakförhållandet och ta ställning. Gäldenären kan bekräfta eller avvisa fordran och lämna in egna dokument. Inom ramen för korrespondensen kan man till exempel även komma överens om avbetalning eller delbetalning.
5. Vad får ett inkassoföretag inte göra?
Ett inkassoföretag får inte döma någon, alltså inte utfärda någon dom eller själv kräva direktbetalning från gäldenären. Inkassoföretaget får uppmana gäldenären att genomföra betalningen när fordran är obestridlig. Om fordran är berättigad måste gäldenären betala den uteblivna betalningen till fordringsägaren.
Inkassoföretag har alltså inga andra rättigheter än den ursprungliga fordringsägaren. Man övertar bara korrespondensen med gäldenären, i egenskap av tjänsteleverantör. Inkassoföretaget har förvisso teoretiska rättskunskaper för att förmedla i sakförhållandet, men är ingen juridisk rådgivare. Om ett fall måste förhandlas i domstol deltar inte inkassoföretaget.
6. Hur mycket kostar det?
När ett logistikföretag beslutar sig för att anlita professionell fordringshantering är kostnaderna begränsade. Kostnaderna följer tabellen över advokatarvoden, vilken anger ett fast pris. Bearbetningen av inkassofallet ligger på ett halvt till högst två och ett halvt arvode. Beräkningsunderlaget är storleken på fordran. Även vid tunga eller extra kostsamma fall blir det maximala bearbetningsarvodet x 2,5. Ofta beräknas ett medelvärde på 1,3. Det låter komplicerat men går snabbt att räkna ut.
Exempel: Utgå från att en utförd transport inte betalats. Fakturan uppgår till 500 euro. Inkassoavgifterna för detta medelsvåra fall, vid 1,3x advokatarvodet, uppgår till 58,50 €.
7. Vem står för inkassoavgifterna?
Det finns många orsaker till obetalda fakturor, men sena betalare ska veta att de orsakar bekymmer och kostnader. Det kan till exempel uppstå byråkratiska och finansiella kostnader på grund av att påminnelser måste skrivas och skickas ut. Fordringsägaren kan kräva ersättning av gäldenären för alla kostnader för extraarbete.
Ett EU-direktiv föreskriver tydligt vad som gäller när en faktura inte betalas. Vi har redogjort för de rättsliga detaljerna för kostnadsersättning i denna bloggartikel. Dessa är särskilt viktiga att känna till för en internationell bransch som logistiken.
Sammanfattning
Utestående fakturor måste naturligtvis betalas, särskilt med avseende på en förtroendefull affärsrelation. Om detta inte skulle fungera är det viktigt att känna till sina rättigheter och alternativ. Att vända sig till en inkassotjänst är en bra hjälp när vill lägga fordringshanteringen i kunniga händer.
I transport- och logistikbranschen är fordringshanteringen en utmaning på grund av den internationella omfattningen och de många olika språken hos alla aktörer. Tjänsten Inkasso International från TIMOCOM har därför specialiserat sig på en europatäckande hjälp för sina klienter. Man agerar som neutral förmedlare på 27 språk och hjälper till i fall med sena betalare.
Detta kan också vara av intresse:
Vad gör man med obetalda fakturor? Dina rättigheter och skyldigheter vid betalningsförsening enkelt förklarat.