Förändrar Corona betalningsprocesserna inom logistiken?

Om förfallodatum för en faktura passerats kan TIMOCOMs tjänst Inkasso International hjälpa kunderna att driva in sina pengar. I ca 86 procent av alla fall lyckas de. TIMOCOM:s advokat Alexander Oebel, chef för inkassotjänster, berättar i intervjun om varför tjänsten är så framgångsrik i sitt arbete. Dessutom ger han inblickar för den aktuella betalningsmoralen inom logistiken och tips om vad man ska tänka på i betalningsprocessen.

Herr Oebel, vill du kort beskriva ditt uppdrag.
Hos TIMOCOM ansvarar jag för området lag och rätt, särskilt inkassotjänsten. Det handlar främst om biläggande av tvister mellan kunder samt att tillvarata företagets rättsliga intressen.

 

När vi nu ändå lyft ämnet: Vad är det TIMOCOM:s inkassotjänst gör?
…snabb hantering av fordringssärenden samtidigt som vi är neutrala  gentemot alla parter. När det föreligger tvister mellan avtalsparter, även över lands- och språkgränser, hjälper vi till så att de ska kunna samarbeta professionellt på marknaden även i framtiden. För våra kunder är det en lättnad att veta att det står en pålitlig partner vid deras sida som kan övervinna dessa hinder.

 

Vad är det för hinder?
Utifrån vår erfarenhet är det inga problem som är just av juridisk karaktär. Det är ofta svårigheter med kommunikationen. Då handlar det om mänskliga saker – petitesser, missförstånd, barriärer. I dessa fall kan vi tillsammans med vårt internationella team hjälpa till på över 27 språk. Då vi är specialiserade på logistik- och transportbranschen så kan vi utan omvägar och efter överenskommelse med kunderna lösa problemet. En inkassobyrå kontaktas ofta när gäldenären inte reagerar och när kontakten upphört.  I rollen som neutral medlare kan vi återställa kommunikationen mellan fordringsägare och gäldenär. Vi kontrollerar fallen med hjälp av aktuella dokument och kan på så sätt lösa problem på saklig nivå. TIMOCOM arbetar för en förenkling av alla logistiska processer och hit hör även det reglerade betalningsflödet.

 

Hur har den ekonomiska situationen förändrats för många transportföretag under Corona?
Vi ser att vissa branscher utvecklats väldigt olika beroende på det aktuella läget.  Marknadsläget förändrades. Vissa blev starkare, andra förlorade all efterfrågan. Åkerier samt speditörer som tidigare hade ett brett kundsegment fick plötsligt stryka vissa branscher som uppdragsgivare. Transportföretag som exempelvis levererar livsmedel, toalettpapper eller just nu vaccin ser en ökad efterfrågan. Åtminstone tillfälligt var dock även logistik- och transportföretag tvungna att minimera sina utgifter genom att låta sina fordon stå still eller genom att låta delar av personalen gå ner på deltid. Huruvida de statliga stöden kommer att räcka för att ge ett varaktigt stöd vid de ofta knappa marginalerna återstår att se, men varje företag har en individuell kostnadsstruktur.

 

Har betalningsmoralen inom logistikbranschen förändrats på grund av det aktuella läget?
Det finns en större försiktighet på marknaden. Tålamodet vid förfinansiering av tjänster har minskat inom logistikbranschen. Om en uppdragstagare tidigare utfört flera transporter för ett företag så var det praxis inom transportsektorn att man skickade en samlingsfaktura för dessa. Om det sedan uppstod betalningsproblem så skickades dessa fordringar också idare ttill inkassotjänsten för behandling.

Sedan Corona tagit över världen har detta förändrats. Uppdragstagare väntar inte lika länge vid uteblivna betalningar och skickar oftare in enskilda utestående fakturor. Sammantaget kan vi dock snarare konstatera en ökad betalningsmoral, vilket tyder på lönsamhet hos företagen.

 

Var krävs det fortfarande insatser hos transport- och logistikföretag för att optimera deras transportprocesser och stärka deras lönsamhet?
Man kan förebygga vissa problem. Inom många områden inom logistiken sker processerna som följer efter transporten fortfarande analogt. Det ökar risken för fel.

Varan måste från A till B. Det är en fysisk process som inte kan ersättas – men sen fortsätter det oftast analogt. Mottagandet av varan kvitteras på en följesedel. Här börjar ett förlopp som går långsamt och där risken för fel ökar, särskilt när leveranserna ibland lagts ut på fyra, fem underleverantörer. Leveransen kvitteras i fraktsedeln och verifikationen lämnas vidare till alla som är delaktiga i transportkedjan. Så en klassisk CMR-fraktsedel har fyra kopior. Det är det huvudsakliga bevisdokumentet för genomförd transport och därmed för genomförandet av leveransavtalet. Alla parter som är delaktiga i transporten har därför ett starkt intresse av att få en i original.

Detta leveransdokument skickas dock sällan omedelbart vidare till uppdragsgivaren eftersom det blir kvar i lastbilen och ofta åker med på kommande körningar innan föraren kommer tillbaka till kontoret. Därmed blir de dokument som behövs för avräkning direkt försenade och försenar på så sätt betalningen av uppdraget. Denna dokumenthantering ökar även risken för att fraktsedlar inte lämnas in ordentligt till transportföretaget. Om originaldokumentet kommer bort i posten blir det komplicerat att styrka transporten. Kopior accepteras ofta inte som bevis. Då uppstår en lång kommunikationskedja som kan medföra svårigheter. Här kan en digital variant vara till hjälp.

 

Hur kan en digitalisering hjälpa logistiken vidare i nuläget?
En omställning till en elektronisk dokumenthantering kan vara till stor hjälp för logistiken i den nuvarande situationen eftersom kontoren hos åkeriföretag och speditörer inte alltid är bemannade på grund av att de exempelvis arbetar hemifrån. I sådana situationer blir ett utbyte av pappersdokument försvårat. Digitalt hanterade dokument kan däremot behandlas betydligt snabbare. Lagen godkänner elektroniska dokument. Något som många inte vet är att även ett skannat eller kopierat dokument är giltigt som bevis i domstol. I bokföringssyfte förvaras transportdokumenten ändå digitalt.

 

Alltså skulle man kunna införa detta steg redan tidigare i processkedjan?
Frågan som alla uppdragsgivare ställer sig är om varan kommit fram som den ska. Detta svar kan även ett skannat dokument ge. Mitt tips: Vid varje process bör man utvärdera om en elektronisk variant är möjlig, och om den är det ska man komma överens om en sådan redan från start. Inom den avtalade betalningsfristen kan exempelvis den elektroniska varianten användas för att möjliggöra frågor, överbrygga kommunikationsluckor och för att betala i tid.  Originalet kan vid behov skickas med post i efterhand. Målsättningen för båda parter bör nämligen vara att göra betalningsvägen så kort som möjligt. Det sparar tid, pengar och tålamod.

Jag bedömer att elektroniskt transportgenomförande kommer att öka i användning tack vare rådande Corona-situation. För inom logistiken behöver många processer blir mer digitala. Dit hör även  betaltjänsterna.

 

Har du en utestående fordran? Starta enkelt ett inkassouppdrag hos TIMOCOM:s inkassotjänst online och få transparenta kostnadsuppgifter i avgiftskalkylatorn på förhand.

Starta ett inkassouppdrag

 

Detta kan också vara av intresse:

Inkasso success story: Mega Pol Trans satsar på TIMOCOM:S Inkasso International

Hur viktigt är det digitala nätverket för logistikens framtid?

Så planerar du transporten av egna produkter individuellt och databaserat