Vad gör man med obetalda fakturor? Dina rättigheter och skyldigheter vid betalningsförsening enkelt förklarat.
Utestående fordringar inom transport och logistik
Ordern har levererats och fakturan har skickats. På kontot finns dock ingen betalning och du väntar på dina pengar?
År 2011 trädde ett EU-direktiv i kraft i syfte att påskynda betalningstrafiken. I detta regleras på EU-nivå vad som gäller i samband med betalningsförseningar i varje land.
Här får du veta mer om vad du kan göra vid uteblivna betalningar, när du ska kontakta ett inkassoföretag och vem som betalar inkassoavgifterna.
Vem betalar kostnaderna? Vem står för inkassoavgifterna? Vem betalar inkassoföretaget? Hur startas ett inkassouppdrag? Hur höga är inkassoavgifterna? Hur fungerar inkasso? Vad måste jag betala vid inkasso?
Bestämmelserna i EU-direktiv måste införlivas i den nationella lagstiftningen i varje enskilt EU-land. Det betyder att EU föreskriver vad till exempel, Sverige, Tyskland, Italien eller Spanien måste införa eller ändra i sina lagar. Detta säkerställer att det råder ett enhetligt rättsläge för alla invånare i Europeiska unionen.
I direktiv 2011/7/EU, som är tillämplig i alla EU-länder, föreskrivs tydligt vad som gäller när en faktura inte betalas. Detta är särskilt viktigt för en internationell bransch som logistiken. För uppdragsgivare och uppdragstagare underlättas den dagliga verksamheten en hel del.
För fordringsägare och gäldenärer innebär det följande:
Fordringar förefaller omedelbart till betalning, såvida inget annat har avtalats. Betalning ska ske fram till förfallodatumet, i annat fall räknas betalningen som försenad efter 30 dagar.
Inom transport- och logistikbranschen var det tidigare vanligt att man avtalade längre betalningsfrister. Betalningsfrister på mer än 60 dagar är endast tillåtna i undantagsfall och måste fastställas i avtal.
Fordringsägaren kan kräva ersättning av gäldenären för indrivningen av pengarna. Det kan röra sig om en betalningspåminnelse, om anlitande av advokat eller om inkassotjänst. För dig som fordringsägare innebär detta att du kan kräva ersättning för inkassoavgifterna från gäldenären. För fordringsägaren kan det även uppstå administrationskostnader och interna kostnader. Även en fast avgift på 400 kr kan debiteras gäldenären. Om denna fasta avgift på 400 kr tas ut ska alla kostnader (påminnelse/ inkasso/advokat) räknas av mot denna.
Fordringsägaren kan även göra ytterligare dröjsmålsräntor gällande.
Enligt EU-direktivet ligger dessa 9 % över den grundräntesats som gäldenären ska betala. För en försenad betalning innebär detta ännu fler räntor vid sidan av de ursprungliga fakturakostnaderna. Detta gäller för transaktioner mellan företag. Om fakturan går till en privatperson gäller inte regeln.
Följande punkter måste uppfyllas för att ovan nämnda rättigheter ska gälla:
Dessa regler gäller för köp av varor och tjänster. EU-direktivet är dock inte tillämpligt om det uppstår kostnader som inte omfattas av avtal. Om det till exempel uppstår skador som ska ersättas under transport, så handlar det inte längre om den egentliga transporttjänsten.
Ett konkret exempel: En lastbilsförare orsakar skador på en byggnad när han kör mot lastrampen. Mottagaren av varorna vill få ersättning för skadan och skriver en faktura. Lastbilsföraren har en annan uppfattning och vill först inte betala fakturan. I detta exempel är han gäldenär. Det uppstår en tvist. Fordringsägaren anser sig ha rätt och anlitar en inkassotjänst. I detta fall kan eventuella inkassokostnader inte ersättas.
Ytterligare ett exempel: Bokföringen har konterat en faktura felaktigt och betalat den dubbelt upp. Fordringsägaren vill att den dubbla betalningen betalas tillbaka. Detta sker inte. En inkassotjänst som ska driva in den dubbla betalningen anlitas. Även i detta fall går det inte att kräva ersättning för inkassoavgifterna eftersom det inte handlar om den ursprungliga tjänsten.
Det avtalade betalningsdatumet har passerat. Betalningen är försenad och du måste tydligt kunna uppvisa att inga pengar har tagits emot efter 30 kalenderdagar. Först därefter kan fler åtgärder vidtas och exempelvis en inkassotjänst anlitas.
En påminnelse eller liknande betalningskrav behövs inte men kan vara användbart. Om fakturan inte har betalats inom 30-dagarsperioden behöver man inte längre skicka någon påminnelse till kunden. Fordringsägaren kan nu i detta fall anlita en advokat eller inkassotjänst.
Gäldenären måste vara bosatt inom EU. Om företaget har sitt säte utanför EU och det uppstår en tvist, går det självklart bra att anlita inkassotjänst. Man kan dock inte begära ersättning för kostnaderna från gäldenären.
I EU-direktivet sammanfattas och förklaras vad man får, kan och bör i samband med affärstransaktioner. Tydliga regler har införts för ”att motverka sena betalningar” enligt ordalydelsen i lagtexten. Den viktigaste aspekten i detta direktiv är att fordringsägare har rätt till ersättning för skador som uppstår till följd av betalningsförseningar – och det utanför domstol. Viktigt är även att betalningsfristen får vara högst 60 dagar. Det uttalade målet är att utestående fakturor ska betalas snabbare.
Om detta inte sker kan man ta anlita professionell hjälp. Inkassotjänsten hos TIMOCOM till exempel hjälper dig att hantera utestående fordringar och fungerar som neutral förmedlare vid behov. TIMOCOM:s rättsexpert Alexander Oebel säger: ”I de flesta fall handlar det om kommunikationsproblem mellan parterna som leder till missförstånd. En neutral instans kan hjälpa till att lösa tvister mellan affärspartner så att de kan fortsätta samarbetet.